How to design an Omnia intranet homepage your staff will actually use

Чому ваші співробітники ігнорують головну сторінку інтранету

Ви інвестували час, бюджет і зусилля команди у створення корпоративного інтранету. Платформа запущена, керівництво схвалило дизайн, а ІТ-відділ звітує про успішне розгортання. Проте через кілька місяців аналітика показує сумну картину: більшість співробітників або зовсім не відкривають головну сторінку, або заходять раз на тиждень на кілька секунд. У чому справа? Чому інструмент, покликаний стати цифровим серцем організації, перетворився на порожню залу, яку всі обходять стороною?

Найпоширеніша помилка — це перетворення головної сторінки інтранету на корпоративний інформаційний бюлетень. Замість робочого інструменту співробітники бачать нескінченну стрічку новин про досягнення компанії, фотографії з корпоративних заходів та заяви керівництва. Важливі інструменти — посилання на HR-портал, систему заявок, документацію проєктів — ховаються десь унизу сторінки або в бічному меню, де їх майже неможливо знайти. Коли людина приходить на роботу і відкриває інтранет, вона шукає не новини, а можливість швидко виконати завдання: подати відпустку, знайти контакт колеги, отримати доступ до шаблону документа.

Ця стаття пропонує радикально змінити підхід: від захаращеного «інформаційного звалища» до персоналізованого, орієнтованого на завдання робочого простору, який співробітники справді використовуватимуть щодня. Ми розглянемо три фундаментальні зміни у філософії дизайну головної сторінки, а потім пройдемо через практичну модель «Дослідження — Проєктування — Управління», яка дозволить вам створити інтранет, що стане справжнім цифровим робочим місцем для вашої команди.

Від новин до завдань: три фундаментальні зміни у підході

Щоб зрозуміти, як має виглядати сучасна головна сторінка інтранету, корисно порівняти старий і новий підходи. Традиційна модель будувалася навколо ідеї «інформування зверху вниз»: керівництво публікує новини, а співробітники їх читають. Нова модель ставить у центр завдання користувача: що людині потрібно зробити прямо зараз, і як інтранет може їй у цьому допомогти.

Перша зміна — пріоритет завданням, а не новинам. Замість того, щоб відводити 70% простору головної сторінки під стрічку корпоративних оновлень, розмістіть на найвидніших місцях інструменти та швидкі посилання: доступ до системи заявок, календар відпусток, пошук по базі знань, контакти ключових відділів, інтеграцію з Microsoft Teams та To Do. Новини не зникають повністю — вони просто займають скромніше місце, наприклад, компактний віджет із трьома останніми оновленнями. Дослідження показують, що коли співробітники можуть виконати типове завдання за один клік замість трьох-чотирьох, рівень задоволеності інтранетом зростає на 40-50%, а частота використання збільшується втричі.

Друга зміна — від загального до персоналізованого. Традиційний інтранет показує всім однаковий контент, незалежно від ролі, відділу чи місця роботи. Це означає, що керівник проєкту бачить ті самі новини та посилання, що й працівник складу або новоприйнятий стажист. Натомість сучасні платформи використовують дані про користувача — його роль, відділ, географічне розташування — щоб автоматично налаштовувати зміст головної сторінки. Менеджер проєктів побачить віджет із завданнями своєї команди в Microsoft Planner, посилання на шаблони проєктної документації та новини свого підрозділу. Працівник HR-відділу отримає швидкий доступ до бази кандидатів, календаря співбесід та актуальних змін у трудовому законодавстві. Така персоналізація перетворює інтранет із загального інформаційного простору на особистий робочий інструмент.

Третя зміна — від статичного до керованого даними. Старий підхід: дизайнер створив макет, розробник його реалізував, і головна сторінка залишається незмінною місяцями або й роками. Новий підхід: ви постійно аналізуєте поведінку користувачів — які віджети відкривають, які посилання натискають, скільки часу витрачають на пошук інформації — і на основі цих даних вдосконалюєте структуру та наповнення. Наприклад, якщо аналітика показує, що 60% співробітників щодня шукають контакт служби техпідтримки, цей елемент варто винести на головну сторінку як окрему кнопку. Якщо віджет із корпоративним блогом майже ніхто не відкриває, його можна зменшити або замінити на щось корисніше. Така ітеративна модель вимагає створення чіткої системи метрик і регулярного аудиту, але саме вона гарантує, що ваш інтранет залишається актуальним і затребуваним.

Крок перший: досліджуйте реальні потреби вашої команди

Неможливо створити інструмент, який люди використовуватимуть, не розуміючи їхніх справжніх потреб. Це звучить очевидно, але більшість проєктів інтранету починаються не з дослідження користувачів, а з технічних вимог або побажань топ-менеджменту. Результат передбачуваний: платформа, яка виглядає гарно на презентації, але не відповідає на реальні запитання співробітників. Перший етап моделі «Дослідження — Проєктування — Управління» саме про те, щоб зрозуміти, що насправді потрібно вашій команді від цифрового робочого простору.

Розпочніть із систематичного збору інформації. Ось ключові дії на етапі дослідження:

1. Проведіть опитування та інтерв’ю зі співробітниками. Запитайте, які завдання вони виконують щодня, які інструменти використовують найчастіше, з якими проблемами стикаються при пошуку інформації. Важливо охопити різні ролі: від рядових працівників до менеджерів середньої ланки та керівників відділів. Кожна група має свої унікальні потреби.
2. Аналізуйте аналітику поточного інтранету. Якщо у вас уже є інтранет, дані використання розкажуть багато: які сторінки відвідують найчастіше, які пошукові запити вводять, скільки часу витрачають на виконання типових завдань. Звертайте увагу на відмови (bounce rate) — високий показник означає, що люди не знаходять потрібного і швидко покидають сторінку.
3. Створіть ключові персони користувачів. На основі зібраних даних сформуйте 4-6 архетипів співробітників — наприклад, «новоприйнятий стажист», «керівник проєкту з досвідом 5+ років», «працівник на першій лінії без постійного доступу до ПК», «HR-менеджер». Для кожної персони опишіть її завдання, больові точки та очікування від інтранету.
4. Розробіть інформаційну архітектуру, орієнтовану на завдання. Замість традиційної структури «Про компанію — Новини — Відділи — Контакти» побудуйте архітектуру навколо реальних робочих сценаріїв: «Подати заявку», «Знайти документ», «Зв’язатися з командою», «Навчитися новому». Це відразу зробить навігацію зрозумілішою.

Етап дослідження не повинен тривати місяцями — достатньо двох-трьох тижнів інтенсивної роботи, щоб зібрати критично важливі дані. Головне — не пропускати цей крок, адже саме він закладає фундамент для всього, що буде далі. Якщо ви розумієте, навіщо людина відкриває інтранет і що їй потрібно виконати, ви вже на половині шляху до успіху.

Крок другий: проєктуйте для ефективності, а не лише для краси

Другий етап моделі — «Проєктування» — це місце, де результати дослідження перетворюються на конкретні елементи інтерфейсу. Тут важливо пам’ятати, що гарний дизайн інтранету — це не про яскраві кольори та модні анімації. Це про те, щоб співробітник міг виконати своє завдання швидко, без зайвих кліків та роздумів. Естетика важлива, але вона має підкреслювати функціональність, а не замінювати її.

Перша практична порада: розміщуйте найважливіші інструменти та завдання «над згином» (above the fold), тобто у видимій частині екрану без прокручування. Якщо аналіз показав, що 70% співробітників щодня шукають контакти колег, форму подання відпустки та доступ до корпоративного календаря, саме ці елементи мають бути на найвидніших місцях. Не ховайте їх у меню чи внизу сторінки — кожен зайвий клік знижує ймовірність, що людина скористається інструментом.

Впроваджуйте персоналізацію за допомогою динамічних віджетів. Сучасні платформи, особливо на базі SharePoint і спеціалізовані рішення, підтримують вебчастини (web parts), які автоматично адаптують зміст під користувача. Ось кілька прикладів:

• Віджет новин команди: замість загальних корпоративних оновлень показуйте новини підрозділу, у якому працює співробітник. Це робить контент релевантним і цікавим.
• Особисті завдання з Microsoft To Do або Planner: інтеграція дозволяє відображати список актуальних завдань прямо на головній сторінці інтранету, без необхідності переходити в іншу програму.
• Релевантна документація: на основі ролі користувача показуйте посилання на шаблони, інструкції та регламенти, які йому потрібні. Наприклад, маркетологу — брендбук і медіакіт, розробнику — технічну документацію та стандарти коду.
• Швидкі дії: кнопки «Подати заявку на відпустку», «Замовити обладнання», «Зареєструватися на навчання», які відкривають відповідні форми в один клік.

Це підводить нас до концепції «Цифрового досвіду співробітника» (Digital Employee Experience, DEX) — підходу, який розглядає всі цифрові інструменти організації як єдину екосистему, де кожен елемент має бути не лише функціональним, але й зручним та приємним у використанні. DEX — це як User Experience (UX) у споживчих додатках, тільки застосований до корпоративного середовища. Коли ви проєктуєте головну сторінку інтранету з позиції DEX, ви запитуєте себе: «Чи полегшує це день співробітника? Чи скорочує це час на рутинні операції? Чи викликає це бажання повертатися сюди знову?»

Технічний аспект: вебчастини у SharePoint та спеціалізованих платформах на його базі дозволяють створювати динамічні та персоналізовані блоки без програмування. Ви можете налаштувати правила показу контенту на основі атрибутів користувача (відділ, посада, місце роботи), інтегрувати дані з інших систем (CRM, HR-система, проєктний трекер) та оновлювати інформацію в реальному часі. Для глибшого занурення в технічні аспекти та передові практики, ознайомтеся з детальним посібником з дизайну головної сторінки інтранету Omnia, який допоможе суттєво покращити UX вашого цифрового робочого простору.

Забезпечення доступності та інтеграції з Microsoft 365

Питання вебдоступності (web accessibility) — це не просто «галочка у чеклисті», а юридична та етична відповідальність, особливо для організацій у Великій Британії. Законодавство Великої Британії вимагає, щоб вебсайти та цифрові інструменти державного сектору відповідали міжнародним стандартам доступності. Це стосується не тільки зовнішніх вебсайтів, але й внутрішніх платформ — інтранетів, корпоративних порталів, мобільних додатків. Мета — забезпечити, щоб люди з порушеннями зору, слуху, моторики або когнітивними особливостями могли повноцінно працювати з цифровими інструментами.

Ключовим орієнтиром є стандарт WCAG 2.1 (Web Content Accessibility Guidelines) рівня AA. Цей стандарт встановлює конкретні технічні вимоги: достатній контраст між текстом і фоном (мінімум 4.5:1 для звичайного тексту), можливість навігації за допомогою клавіатури без миші, альтернативний текст для зображень, зрозумілі підписи до інтерактивних елементів, підтримка програм зчитування екрану (screen readers) та багато іншого. Дотримання цих вимог не тільки відповідає закону, але й покращує користувацький досвід для всіх — наприклад, високий контраст допомагає читати текст у яскравому приміщенні, а структурована навігація полегшує орієнтування на сторінці.

Для державного сектору ці вимоги чітко прописані, і дотримання стандартів, як-от WCAG 2.1, є обов’язковим згідно з урядовими рекомендаціями щодо доступності публічних вебсайтів та додатків. Комерційні організації, хоча формально не підпадають під ті самі регуляції, все ж мають юридичні зобов’язання за Equality Act 2010, який забороняє дискримінацію за ознакою інвалідності. Практично це означає: якщо співробітник з порушеннями не може користуватися корпоративним інтранетом через недоступний дизайн, роботодавець може нести юридичну відповідальність.

Окрім доступності, критично важлива безшовна інтеграція інтранету з екосистемою Microsoft 365. Більшість британських організацій вже використовують SharePoint, Teams, Outlook, OneDrive та інші сервіси Microsoft. Головна сторінка інтранету має не дублювати ці інструменти, а доповнювати їх, створюючи єдиний вхідний пункт. Ось практичні аспекти такої інтеграції:

• Single Sign-On (SSO) через Microsoft Entra ID (раніше Azure AD): співробітник входить один раз, і всі інструменти — інтранет, Teams, електронна пошта — автоматично доступні без повторної авторизації.
• Вбудовані віджети Microsoft To Do та Planner: замість того, щоб відкривати окремий додаток, користувач бачить свої завдання прямо на головній сторінці інтранету.
• Канали Teams у вигляді вебчастин: обговорення команди, що відбуваються в Teams, можна відображати на інтранеті, щоб не втрачати важливу інформацію.
• Синхронізація з SharePoint-бібліотеками: документи, що зберігаються в SharePoint, доступні через пошук і віджети на інтранеті, без необхідності пам’ятати шляхи до папок.
• Календар і контакти з Outlook: корпоративний календар подій та глобальна адресна книга інтегруються природно, без ручного дублювання даних.

Така інтеграція не просто зручна — вона критично важлива для впровадження. Якщо інтранет існує як «острів», відокремлений від щоденних інструментів, співробітники просто не включать його у свій робочий процес. Натомість, коли інтранет є частиною єдиної цифрової екосистеми, де все взаємопов’язане та синхронізоване, його використання стає природним продовженням звичних дій.

Крок третій: керуйте, вимірюйте та розвивайте ваш інтранет

Фінальний етап моделі — «Управління» — найчастіше недооцінюють. Багато організацій сприймають інтранет як одноразовий проєкт: запустили, налаштували, і на цьому робота закінчена. Насправді ефективний інтранет — це продукт, який потребує постійного розвитку, актуалізації контенту та адаптації до змін у роботі компанії. Без чіткої моделі управління навіть найкраще спроєктована головна сторінка поступово занепаде, наповниться застарілою інформацією та втратить довіру користувачів.

Створіть чітку модель управління (governance model), яка відповідає на ключові питання: хто відповідає за контент на головній сторінці? Хто має право змінювати структуру та додавати нові віджети? Як часто відбувається аудит релевантності інформації? Яка процедура видалення застарілого контенту? Типова модель включає три рівні відповідальності: центральна ІТ-команда або відділ внутрішніх комунікацій керує загальною структурою та дизайном; відповідальні у відділах (content owners) підтримують актуальність інформації свого підрозділу; усі співробітники можуть подавати пропозиції щодо покращень через форму зворотного зв’язку. Така структура забезпечує баланс між централізованим контролем і гнучкістю на місцях.

Вимірюйте правильні метрики. Більшість організацій оцінює успіх інтранету за кількістю переглядів сторінок, але це майже нічого не говорить про реальну цінність. Натомість використовуйте KPI, орієнтовані на результат:

• Рівень успішності пошуку (search success rate): який відсоток пошукових запитів призводить до відкриття документа чи сторінки? Низький показник означає, що люди не знаходять потрібного.
• Час на виконання типового завдання (time-to-task): скільки кліків і секунд потрібно, щоб подати заявку на відпустку або знайти контакт колеги? Вимірюйте це регулярно та прагніть скорочувати.
• Рівень впровадження серед співробітників (adoption rate): який відсоток команди активно користується інтранетом щотижня? Це ключовий показник затребуваності платформи.
• Індекс задоволеності користувачів (User Satisfaction Score): регулярні короткі опитування (наприклад, «Наскільки легко вам було знайти потрібне сьогодні?») дають якісний зворотний зв’язок.
• Частота звернень до служби підтримки: якщо люди часто телефонують у техпідтримку з питаннями «Де знайти…?», це сигнал про проблеми з навігацією чи пошуком на інтранеті.

Ці дані мають стати основою для ітеративних покращень. Наприклад, якщо метрики показують, що пошук працює погано, інвестуйте в налаштування пошукового алгоритму, додайте синоніми та популярні запити до метаданих документів. Якщо час на виконання завдання занадто великий, спростіть інтерфейс та скоротіть кількість кроків. Модель управління — це безперервний цикл: вимірювання → аналіз → зміни → повторне вимірювання. Саме така ітеративна робота гарантує, що ваш інтранет не просто залишається актуальним, але й постійно стає кращим.

Перетворіть ваш інтранет на незамінний робочий інструмент

Успіх корпоративного інтранету полягає не у кількості функцій або красі дизайну, а в тому, чи вирішує він реальні завдання співробітників. Перехід від новинної стрічки, яку ніхто не читає, до орієнтованого на завдання цифрового робочого простору — це не просто зміна інтерфейсу, а зміна філософії. Ви перестаєте говорити «Ось інформація, яку ми хочемо вам донести» і починаєте запитувати «Що ви намагаєтеся зробити, і як ми можемо вам допомогти?». Цей зсув перспективи — від організації до користувача — є ключем до створення платформи, якою люди справді будуть користуватися.

Модель «Дослідження — Проєктування — Управління» дає вам чіткий план дій. Почніть із глибокого розуміння потреб вашої команди, перетворіть ці знання на персоналізований, доступний та інтегрований дизайн, а потім створіть систему постійного вимірювання та покращення. Не потрібно робити все за один раз — почніть із малого: проведіть швидкий аудит поточної головної сторінки, поговоріть із 10-15 співробітниками про їхні больові точки, внесіть кілька простих змін на основі отриманих даних. Кожен крок наближатиме вас до інтранету, який стане справжньою центральною нервовою системою вашої організації — місцем, де інформація, інструменти та люди зустрічаються, щоб робити роботу ефективно, без зайвих перешкод та фрустрації. Візьміть під контроль ефективність вашого цифрового робочого місця — і ви побачите, як це трансформує не лише технології, але й культуру та продуктивність всієї команди.